De 6 tips waarmee u als beleidsmedewerker overtuigend beleid kunt schrijven

Het schrijven van een overtuigend beleid is een belangrijk aspect binnen uw werk als beleidsmedewerker. Dit beleid moet visie en ambitie tonen, de toekomst laten zien en vooral anderen overtuigen van de noodzaak van deze plannen. Maar het komt nog te vaak voor dat beleidsplannen stoffig en vooral moeilijk leesbaar zijn. En dat is zonde, want bereikt u hiermee uw doel om anderen te enthousiasmeren? Daarom geven we zes tips om een overtuigend beleid te schrijven.

1. Zorg voor een sterke opbouw

U wilt de lezer enthousiasmeren en overtuigen, daarom is het belangrijk om alle punten die hieraan bijdragen mee te nemen in uw beleid:

- Schrijf een sterke inleiding: wat gaat u lezen in dit beleid en waarom is het belangrijk?
- Kader: hoe is de huidige situatie en wat is de gewenste situatie?
- Visie en onderbouwing: wat is uw ambitie en doel? En wat zijn uw argumenten?
- Eindstreep: welke acties zijn er nodig om hier te komen?
- Eerstvolgende acties: schrijf een globale planning, inclusief de eerstvolgende actiepunten.

2. Schrijf voor de onwetende lezer

Dit klinkt heel logisch, maar veel beleidsplannen en -nota’s zijn gewoonweg te moeilijk leesbaar. Natuurlijk doet u uw best om een goed beleid te schrijven, maar vaak schrijft u vanuit uw eigen inhoudelijke kennis en expertise. Vraag uzelf af, als mijn lezer deze kennis en expertise niet heeft, begrijpt hij de de tekst dan na één keer lezen? Let hierbij op de volgende punten:

- zorg voor overzicht in het uw beleid met een inhoudsopgave, alinea’s, tussenkopjes en opsommingen;
vermijd lange zinnen;
- vermijd moeilijke woorden;
- gebruik geen verwijzingen waar de lezer niets van weet.

3. Spreek de lezer direct aan en visualiseer

Denk bij het schrijven aan een persoon en schrijf aan deze persoon alsof u het werkelijk vertelt. Geef voorbeelden, licht uw motivatie toe en wat het voor de lezer gaat opleveren. Hiermee creëert u een band met de lezer omdat hij zich direct aangesproken voelt.
 
En toets uw stukken met de volgende vragen: Schrijf ik een beleid om alles wat ik weet over dit onderwerp kwijt te kunnen? Of schrijf ik om de lezer te overtuigen en te enthousiasmeren? Hopelijk dit laatste en dan is het absoluut noodzakelijk om de belevingswereld van de lezer aan te spreken. Visualiseer uw verhaal met voorbeelden uit de wereld van de lezer. Zorg dat er een beeld ontstaat waar de lezer zich mee identificeert.

4. Wees eerlijk, transparant en kwetsbaar

Neem de lezer mee in uw eigen denkproces over de doelen en de acties om deze te behalen. Wees concreet en eerlijk. Schets niet alleen de meest ideale uitkomsten, maar ook uw zorgen en hoe u verwacht hiermee om te gaan. En neem de lezer mee in alle onderdelen van het proces, laat niet iets weg om de lezer te beschermen of omdat dit aspect slecht voor u kan pakken:

- waar staan we nu;
- waarom wilt u naar de nieuwe situatie;
- welke acties zijn hiervoor nodig;
- wie zijn hierbij betrokken;
- welke financiële middelen zijn er beschikbaar
- en wanneer is de eindstreep behaald.

5. Gebruik duidelijke argumenten

Wees niet bang om uw enthousiasme te laten blijken in uw beleid. De lezer mag best voelen dat dit een onderwerp is waar u graag mee bezig bent. En dit enthousiasme kunt u goed verwerken in uw argumentatie. Gebruik duidelijke argumenten, want wanneer u zelf overtuigd bent en dit durft te laten zien, dan inspireert u de lezer hier ook mee. Laat weten waarom u dit voor ogen heeft, straal zelfvertrouwen uit en laat hiermee de lezer weten wat hem of haar dit gaat opleveren.

6. Schrijf een korte, maar krachtige samenvatting en conclusie

Hoe interessant u dit onderwerp ook vindt, u moet er altijd vanuit gaan dat niet iedereen dit vindt. Wanneer uw beleid niet volledig wordt gelezen, wat wilt u dan dat de lezer alsnog meekrijgt? Verwerk dit in een korte en krachtige conclusie, inclusief een korte en krachtige samenvatting. Wanneer u vanuit hier interesse wekt, dan wordt de diepgang vanzelf opgezocht in de andere hoofdstukken. Wees daarom niet bang om alleen de meest belangrijke punten hierin mee te nemen en ga uit van maximaal 3/4 pagina (met overzicht, dus niet helemaal volgeschreven).

Maak uw beleid leesbaar om te overtuigen en te enthousiasmeren

Met deze zes tips schrijft u een helder beleid waarin u uw lezer meeneemt in het beeld dat u voor ogen heeft. Wilt u het overtuigend schrijven van beleid volledig beheersen? Dan biedt de Bestuursacademie Nederland de praktische opleiding Beleid maken en Beleid schrijven aan. Hier krijgt u ook feedback op uw huidige stukken.