Het succes van A3-plannen op basis van het Overheidsontwikkelmodel

Een jaar geleden heeft de Bestuursacademie Nederland de nieuwe versie van het Overheidsontwikkelmodel (OOM) gelanceerd. Dit model helpt decentrale overheden om samenhang te krijgen in de aanpak van het inhoudelijk invullen van de lange lijst met eisen die er aan ze gesteld wordt. Hiernaast helpt het ze ook om gericht te werken aan de verdere ontwikkeling van de gehele organisatie. De gemeente Waddinxveen heeft al enige jaren ervaring met het werken met OOM en gebruikt het model sinds 2015 ook voor het opstellen van A3-plannen. De A3-methodiek is een veelgebruikte methode om de planning & control van een organisatie toegankelijker, inspirerender en effectiever te maken met behulp van meer focus, meer sturing en minder papier.

OOM ook toepasbaar bij A3-plannen

Het vernieuwde Overheidsontwikkelmodel model kent duidelijk verschillen met de versie uit 2009:

• De IMWR-cirkel (Inspireren – Mobiliseren – Waarderen – Reflecteren) is een prominentere rol gaan spelen;
• De relatie is sterker gelegd tussen het organisatiegebied Beleid & Strategie en het resultaatgebied Eindresultaten;
• De positiebepaling is beter toepasbaar gemaakt voor afdelingen die op enige wijze in een ketensamenwerking participeren;
• De stellingen in het model zijn aangepast en geactualiseerd.

Naast deze inhoudelijke wijzigingen is er ook een praktische aanpassing gedaan. Naast de uitgave met het model zelf, is er ook een uitgave gekomen waarin de verschillende toepassingsmogelijkheden van het model toegelicht worden. In al die jaren ervaring is namelijk duidelijk gebleken dat het OOM niet alleen gebruikt wordt voor het uitvoeren van positiebepalingen en audits. Er blijken nog veel meer toepassingen te zijn die door verschillende organisaties in het land gebruikt worden. Een daarvan is het werken met A3-directie- en afdelingsplannen. Met de A3-methodiek behoren dikke jaarplannen tot het verleden. De methodiek is gebaseerd op 3 pijlers: het A3-jaarplan, het A3-managementgesprek en A3-digitaal. De A3-methodiek maakt het plan van ‘abstract tot concreet’ en geeft ‘van visie tot actie’ op één A3-papierformaat weer.

OOM helpt bij verwezenlijken ambitieuze toekomstplannen

De gemeente Waddinxveen is in de eerste maanden van 2015 heel actief bezig geweest met het opstellen van A3-plannen. Ingrid Breedijk, seniorbeleidsmedewerker bij de afdeling Bedrijfsvoering van de gemeente Waddinxveen, vertelt over de reden van het kiezen voor deze nieuwe manier van het komen tot organisatie- en afdelingsplannen. “De gemeente Waddinxveen heeft zich ten doel gesteld om eind 2016 als procesgeoriënteerde organisatie te functioneren om meer ‘in control’ te zijn. Dit betekent dat diverse primaire processen worden vastgelegd, medewerkers conform de afgesproken processen werken en hier het belang van inzien. Hierdoor zijn risico’s beheersbaar en worden ad hoc werkzaamheden sterk teruggedrongen. We realiseren ons dat dit veel betekent voor de hele organisatie. Om als organisatie concrete groeistappen te zetten, is het van belang dat we gezamenlijk weten waar we naartoe gaan. Het is zo voor iedereen (zowel ieder onderdeel van de organisatie als iedere medewerker) duidelijk wat er van ze verwacht wordt. We zijn als gemeente Waddinxveen al behoorlijk bekend met het OOM. We zien deze methodiek als een heel goed toepasbaar en begrijpelijk middel om ons vizier scherp te blijven richten op onze ambitieuze toekomstplannen.”

Zelfevaluatie en werksessies onder leiding van Bestuursacademie

Voorafgaand aan het opstellen van het A3-organisatieplan is begin 2014 een nulmeting voor de gehele organisatie uitgevoerd die is begeleid door de Bestuursacademie. Hiermee is als het ware een foto gemaakt van de organisatie. Er werd gekeken op welk niveau van procesgeoriënteerd werken de verschillende afdelingen en de organisatie als geheel zich bevonden. Hieruit kwam heel duidelijk naar voren welke stappen er nog gemaakt moesten worden.

Het MT van de gemeente Waddinxveen is bij elkaar gekomen om gezamenlijk een A3-organisatieplan op te stellen. “Dit is een mooi concreet plan geworden dat tegelijkertijd als kapstok heeft gediend voor een werksessie met de afzonderlijke afdelingen. Per afdeling zijn we gemiddeld 2 dagdelen bij elkaar gekomen om de afdelingsplannen te maken onder begeleiding van de Bestuursacademie. Na een korte introductie van het OOM en de opbouw van A3-plannen, zijn we aan het werk gegaan. De eerste cruciale taak was om de eindresultaten zo smart mogelijk te benoemen. Dit bleek regelmatig nog best een lastig opgave te zijn omdat zaken vaak zo verweven zijn met elkaar. De winst hiervan was juist om met elkaar tot de ontrafeling te komen. Zonder dat er een letter op de flip-over stond, waren deze discussies al de eerste winstpunten”, aldus Aad Six, hoofd van de afdeling Publieksplein van de gemeente Waddinxveen.

Verbondenheid van A3-plannen werkt motiverend

De gemeente Waddinxveen was vooral zeer te spreken over de verbondenheid van de verschillende A3-plannen door de hele organisatie. Ingrid vertelt hierover: “Er is een organisatieplan waar de afdelingsplannen van worden afgeleid, en ten slotte worden op basis daarvan individuele afspraken gemaakt met de medewerkers. Op deze manier weet iedereen heel goed wat zijn of haar bijdrage is aan het realiseren van de afdelingsdoelen en daarmee ook van de organisatiedoelstellingen. Dit werkt erg motiverend!”

Als aandachtspunt voor de volgende A3-jaarplannen geeft Ingrid aan, graag eerder van start te willen gaan. Nu liepen de individuele jaargesprekken veelal parallel met het opstellen van de A3-afdelingsplannen. Idealiter zou dit volgtijdelijk gebeuren: eerst de A3-plannen afgerond zodat die de basis zijn voor de individuele jaargesprekken.
“Al met al een bijzonder interessante en vruchtbare manier om organisatiebreed met de doelstellingen van het komend jaar bezig te zijn, zonder dat de plannen als dikke boekwerken in de bureaula verdwijnen”, aldus Ingrid.

Meer weten?

Wilt u meer weten over dit traject of over hoe wij een dergelijk traject binnen uw organisatie kunnen begeleiden? Neemt u dan contact op met Marloes van Peer - Nijnatten via 06 - 15 05 16 02.