De omgeving moet ook meegaan in de verandering

Als je mensen mee wilt krijgen in verandering is het onder meer belangrijk dat ze zich ervan bewust worden dat niet alles zo vanzelfsprekend is. Daarnaast is het nodig dat ook de omgeving – cliënten en opdrachtgevers – meegaan in die verandering. Een gesprek met Judith Vermaas, teamleider stafbureau Burgerzaken van de gemeente Almere.
 
“Toen Ik bijna 2 jaar geleden begon als teamleider stafbureau bij Burgerzaken vielen me meteen twee dingen op. A: dat de mensen die daar werken ongelooflijk goed zijn in hun vak en dat zij dat ook heel vanzelfsprekend vinden en B: dat het politieke bestuur en dat de collega’s in de organisatie dat ook zo vanzelfsprekend vinden”, vertelt Judith.
“Maar door de veranderingen bij Burgerzaken ziet de politiek wel dat de inkomsten verminderen, bijvoorbeeld door minder paspoortaanvragen. Dan kunnen we ook de taken wel verminderen, is dan al snel de conclusie. Maar op andere gebieden gebeurt juist heel veel wat niet direct zichtbaar is of inkomsten oplevert bij Burgerzaken, maar wel op andere plekken in de gemeente, zoals sociale zaken, de belastingen of de zorg. Die inkomsten en opbrengsten zitten dus op andere plekken in de gemeente, maar Burgerzaken levert daar wel een belangrijke bijdrage aan.”

Je mag het belang van je werk best uitstralen

“Als medewerker van Burgerzaken mag je best weten wat het belang van jouw werk is en dat mag je ook wel uitstralen”, vertelt ze verder. “Voor mij is dat onderdeel van de transitie die aan de gang is. Met het stafbureau zijn we dat juist aan het agenderen en onder de aandacht aan het brengen. Als je iets wilt veranderen moet je natuurlijk bij jezelf beginnen, maar de omgeving moet daar wel in meegaan.”
 
“We voerden onlangs een experimentje uit”, illustreert Judith met een voorbeeld. “Vier stagiaires kregen de opdracht om free publicity te genereren voor Burgerzaken. Met een ‘wist-je-dat-rad’ daagden ze passanten uit om aan het rad te draaien en vragen te beantwoorden over wat Burgerzaken allemaal doet en waarvoor ze bij Burgerzaken terechtkunnen. Daaruit bleek dat veel mensen heel veel dingen niet weten. Dat je bijvoorbeeld als je rijbewijs of paspoort kwijt is, je die vermissing bij Burgerzaken moet aangeven. Dat zijn maar kleine dingen, maar het is belangrijk dat mensen snappen wat je doet.”

Investeren in menskracht

“Dat geldt voor de inwoners, maar ook voor de politiek. Daarom hebben we laatst na de verkiezingen de nieuwe raadsleden tijdens het inwerkprogramma als een soort teaser een voucher aangeboden om kennis te komen maken met onze afdeling. Zodat ze inzien wat Burgerzaken allemaal doet en waarom daar ook budget voor nodig is. Voor de politiek is het makkelijk om te investeren in bestrating of onderhoud van bomen of subsidie te geven aan maatschappelijke organisatie. Maar je moet ook investeren in menskracht. Daar gaan we ook best creatief mee om hoor. Zo delen we veel kennis met andere afdelingen en leren wij van hen en zij van ons. Het zou mooi zijn als je in de opleiding van mensen al die verbinding met die verschillende werkterreinen kunt maken.”
 
“Ooit, in de tijd van Napoleon, was Burgerzaken het instrument om vast te registreren en te bewaken en dat zit in ons DNA. Dat is ook heel mooi en waardevol, maar dat beeld is wel een beetje vastgeroest. Dat is jammer, want er maken wel zo’n 800 afnemers gebruik van gegevens in de BRP. Dan kun je denken aan scholen, de belastingdienst, sociale zaken en allerlei andere organisaties. Wij zorgen ervoor dat de identiteit van mensen klopt en dat helpt de inwoners in alles wat ze doen”, aldus de teamleidster.

Een wereld die er nog niet helemaal is

Het verzamelen van die gegevens en de mogelijkheden om iets met die gegevens te doen is bijvoorbeeld door globalisering en digitalisering sterk aan het veranderen en die veranderingen gaan in de toekomst verder door.
 
“Wat het lastig maakt is dat je probeert een wereld te schetsen die er nog niet helemaal is. Het gesprek over verandering gaat over wat nog komt”, zegt Judith daarover. “Het is moeilijk om je daar een beeld van te vormen. Daarvoor moet je met aansprekende voorbeelden komen. Fraudebestrijding gaat nu bijvoorbeeld door het toetsen van documenten die mensen aanleveren en in de toekomst zal dat veel meer op basis van digitale data gaan, wat het contact met de inwoners en afnemers anders maakt. Door het geven van zo’n voorbeeld zien mensen ook in dat hun werk echt gaat veranderen.”