Werken als Griffier: dit zijn de taken en verantwoordelijkheden
Waar houdt de griffier zich mee bezig?
Iedere gemeente heeft een gemeenteraad die de inwoners vertegenwoordigt. De gemeenteraadsleden weten wat er speelt in de samenleving en stellen kaders voor beleid dat hierop inspeelt. Het beleidsplan dat de gemeente op basis hiervan samenstelt, mag pas uitgevoerd worden als de meerderheid van de raad akkoord gaat. Vervolgens controleren de raadsleden ook of het college van burgemeester en wethouders doet wat nodig is om het gewenste beleid uit te voeren.
De gemeenteraad heeft dus hele verantwoordelijke volksvertegenwoordigende taken. Taken die de leden vaak doen naast hun vaste baan of studie. Dat betekent dat zij niet dagelijks ondergedompeld worden in de wet- en regelgeving, procedures en werkwijzen waar je in de overheid en politiek mee te maken hebt. Daarom staat de griffier (eventueel met ondersteuning van griffiemedewerkers) klaar om de gemeenteraadsleden te faciliteren en ondersteunen, zodat zij hun taken goed kunnen uitvoeren.
Hoe ziet het takenpakket van de griffier eruit?
Als griffier heb je een uitdagende functie. Je staat midden tussen het bestuur, de politiek, de gemeentelijke organisatie en de samenleving. Je hebt in deze rol vier kerntaken:
1. Het voorbereiden en in goede banen leiden van raadsvergaderingen
Je plant de bijeenkomsten in, stelt de agenda op en zorgt dat iedereen de benodigde vergaderstukken bezit. Indien nodig geef je advies over bijvoorbeeld de vergaderstructuur en aanpak. Tijdens de vergadering ben je altijd aanwezig om te zorgen voor een soepel verloop, regel je de verslaglegging en teken je de officiële stukken van de raad.
2. De raadsleden bijstaan en adviseren
De raadsleden kunnen bij al hun taken rekenen op jouw ondersteuning. Je helpt ze bij het voorbereidende werk en onderzoek voor het bepalen van de hoofdlijnen van beleid. Je adviseert over te nemen besluiten en het opstellen van initiatiefvoorstellen, moties en amendementen en je zorgt dat ze alle procedures juist doorlopen.
3. Je bent de schakel tussen de samenleving en de gemeenteraad
Inwoners en organisaties die gebruik willen maken van hun spreekrecht of een burgerinitiatief willen opstarten, kunnen contact opnemen met de gemeenteraad. Jij bent voor hen het eerste aanspreekpunt. Je beantwoordt vragen en organiseert inspraakavonden om ook burgers goed te betrekken bij de beleidsvorming.
4. Je vormt de brug tussen de gemeenteraad en de gemeentelijke organisatie
Om de belangen van de gemeenteraad te waarborgen, werk je intensief samen met de burgemeester en gemeentesecretaris. Samen met hen bewaak je de integriteit en kwaliteit van de besluitvorming. Ook overleg je regelmatig met wethouders en beleidsmedewerkers.
Welke competenties zijn onmisbaar voor een griffier?
In deze verbindende rol is het essentieel dat je gemakkelijk in de omgang bent en goed met anderen kunt samenwerken. Daarnaast heb je de volgende competenties nodig:
- Omgevingsbewustzijn: Je bent scherp op ontwikkelingen en trends in de samenleving, politiek-bestuurlijke omgeving en gemeentelijke organisatie. Deze ontwikkelingen kun je vertalen naar de gevolgen voor de lokale democratie.
- Innovatief: Je bent een toekomstgerichte en strategische denker en goed in het aandragen van creatieve oplossingen en ideeën voor beleid.
- Onpartijdige instelling: In jouw rol heb je met tegenstrijdige belangen te maken. Je kunt alle partijen alleen professioneel adviseren als je onbevooroordeeld en objectief blijft.
- Inlevingsvermogen: Omdat je met zoveel wisselende belangen te maken hebt, moet je kunnen aanvoelen wat anderen beweegt. Ook ben je je bewust van het effect van je eigen handelen op anderen.
- Communicatievaardigheden: Van de gemeentelijke directie tot burgers; je spreekt mensen met diverse kennis-, denk- en communicatieniveaus. Dat vraagt om brede communicatievaardigheden.
Griffier worden?
Het is inmiddels wel duidelijk dat de functie van een griffier allesbehalve saai is. Lijkt het jou een mooie uitdaging om deze belangrijke spil tussen de samenleving, politiek en gemeentelijke organisatie te zijn? Bij Bestuursacademie Nederland leer je alles over het vakgebied. Zo verken je in de basisopleiding Startend Griffier de juridische omgeving waarin je terechtkomt, leer je hoe je sturing geeft aan het politiek-bestuurlijke proces en ontwikkel je de vaardigheden om samen te werken met verschillende partijen. In de opleiding Griffiemedewerker leer je in korte tijd wat jouw rol, taken en verantwoordelijkheden zijn in het organiseren en uitvoeren van raadsvergaderingen. Je verdiept je onder andere in de Gemeentewet, politiek-bestuurlijke verhoudingen en de planning-en-controlcyclus. Daarnaast krijg je zicht op de momenten waarop de gemeenteraad invloed kan uitoefenen op het beleid van de overheidsorganisatie.
Voor meer informatie over deze opleidingen of een persoonlijk advies kun je contact met ons opnemen via 035 – 7 604 850 of info@bestuursacademie.nl.
