5 tips om je productiviteit te verhogen
1. Analyseer jezelf en je taken
Heb je in beeld wat jouw grootste kwaliteiten en drijfveren zijn? Hoe beter je werkzaamheden bij je eigenschappen passen, hoe makkelijker het is om er energie in te stoppen. Als een taak in strijd is met jouw wensen en talenten, zal deze je altijd moeizamer afgaan. Merk je dat je een aantal werkzaamheden hebt die je niet helemaal liggen? Gooi het eens op binnen je organisatie. Soms hoort een taak nu eenmaal bij je functie, maar als je er open over bent, valt er mogelijk wat te schuiven. Misschien past het beter bij de talenten van een collega en heeft hij of zij er wel plezier in.
2. Schep orde in de chaos
Als je echt productiever wilt zijn in je werk, is overzicht het állerbelangrijkste. Door overzicht te creëren, ren je niet rond als een kip zonder kop. Je weet precies wat wanneer belangrijk is. Dit doe je niet alleen door je agenda te bekijken, je to-dolijstje te maken en je doelen voor de week te stellen, maar ook door je bureau en je inbox op te ruimen.
Nog even terugkomend op het maken van je to-dolijst: kies heel bewust waar je je tijd en aandacht aan besteedt. Welke taken leveren de grootste bijdragen aan je dag- of weekdoelen? Plan deze als eerste in. Ook is het slim om eerst dat op te pakken waar je goed in bent, zodat je al snel wat taken kunt afvinken. Dan heb je daarna de ruimte om wat langer te doen over taken die je lastiger vindt.
3. Werk in tijdblokken
Je houdt beter overzicht in je werk door je werk te verdelen in blokken. Eén ding tegelijk. Zo plan je voor al je activiteiten voldoende tijd in en vergeet je niets. Let op: de tijdblokken geven een indicatie. Het kan zijn dat je korter of langer nodig hebt, maar zo geef je voor jezelf aan waar je prioriteiten liggen. Wel is het aan te raden om niet je hele agenda vol te plannen. Houd ruimte over voor spoedklusjes, zodat je planning niet in de soep loopt als er onverwachts iets tussendoor komt. En gebeurt dat niet, dan houd je dus tijd over om wat extra’s op te pakken. Dat scheelt morgen weer tijd!
4. Plan je afleidingen
Het schijnt dat een gemiddeld persoon 74 keer per dag zijn e-mail controleert op nieuwe berichten. En dat niet alleen. De meeste mensen doen meer dan alleen controleren. Ze willen ook zo snel mogelijk antwoord geven op deze berichten. Dat kost enorm veel tijd en de concentratie is dan grotendeels weg. Het duurt vervolgens weer 20 minuten om de volledige concentratie terug te krijgen. Dat kan anders. Verstandiger is het om je mail op vaste momenten van de dag te openen. Deze momenten kun je ook in je agenda zetten. Zo houd je zelf de controle over je werkzaamheden. De meeste mensen kunnen echt wel even wachten en anders ben je ook altijd telefonisch nog bereikbaar.
Vergeet niet dat afleiding op bepaalde momenten juist goed is. Je kunt niet continu bezig zijn. Plan daarom ook korte en lange pauzes in om zelf even wat afleiding op te zoeken. Zo geef je jezelf de rust en ruimte om te herstellen. Dit laatste is heel belangrijk. Langer werken betekent niet automatisch dat de kwaliteit van je werk erop vooruitgaat. Geniale inzichten of doorbraken komen vaak op momenten dat je even niet met je werk bezig bent, bijvoorbeeld onder de douche of tijdens het wandelen. Gun jezelf daar dan ook de tijd voor.
5. Blik aan het eind van de dag (positief) terug
Blik je aan het eind van de dag terug op je to-dolijstje, dan heb je vaak de neiging om te balen van de taken die nog openstaan. Maar waarom eigenlijk? Je kunt beter kijken naar wat je allemaal wél hebt gedaan. Dat motiveert zeker om morgen weer vol goede moed aan de slag te gaan. En misschien ontdek je tijdens de terugblik wel wat verbeterpunten waar je makkelijk iets aan kunt doen, waardoor je morgen nog grotere stappen zult zetten. Bijvoorbeeld het elimineren van dingen waar je je uiteindelijk toch door liet afleiden, zoals binnenkomende geluidsmeldingen van WhatsAppberichten die je makkelijk kunt uitzetten.
Hulp nodig bij het verhogen van je productiviteit?
Onze opleiding Persoonlijke Effectiviteit en Communicatie biedt je een waardevol houvast. Je ontdekt hierin niet alleen wat je allemaal in je mars hebt en hoe je prioriteiten stelt, maar leert ook hoe je voor jezelf opkomt als dat nodig is. Je gaat aan de slag met timemanagement en SMART-werken en ontwikkelt de vaardigheden om helder te communiceren met de mensen om je heen. Heb je vragen of wil je meer informatie over deze opleiding? Onze adviseurs helpen je graag via 035 – 7 604 850 of info@bestuursacademie.nl.
