Leidinggevenden moeten vaker in gesprek met medewerkers

Een goede werkgever of leidinggevende legt de begeleiding en voortgang van medewerkers vast in dossiers. De dossieropbouw begint met effectieve gesprekken met medewerkers. Hoe ga je deze gesprekken aan?
 

Wet arbeidsmarkt in balans vraagt om goede dossiers

Sinds de regels van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) op 1 januari 2020 veranderd zijn, is het opbouwen van goede medewerkersdossiers essentieel. Ook met betrekking tot de extra mogelijkheden die werkgevers nu hebben voor het beëindigen van een arbeidscontract. Maar werkgevers blijken helemaal niet goed te weten hoe je zo’n dossier opbouwt. Heb je de dossiers niet op orde, dan laat je volgens arbeidsjurist Margit Eijsenga kansen liggen op een goede onderhandelingspositie wanneer je een arbeidscontract wilt beëindigen. “Want,” vertelt Margit, “zonder een goed dossier is een ontslagverzoek niet goed te onderbouwen.” Veel ontslagverzoeken worden daarom nog steeds afgewezen. Werkgevers zitten vervolgens met een verstoorde werkrelatie en een slechte onderhandelingspositie om de medewerker alsnog te ontslaan.
 

Dossieropbouw begint met goede gesprekken

Bovenstaande situatie wil je het liefst helemaal voorkomen. Daarom begint dossieropbouw met het houden van goede functionerings- en beoordelingsgesprekken met medewerkers. Wat verwacht je van hen? Wat doen ze goed en wat zouden ze beter kunnen doen om nog meer aan de verwachtingen te voldoen? Dit soort afspraken leg je vast in dossiers. Bouw je volledige dossiers op, dan begeleid je jouw medewerkers dus goed. Bovendien geef je met deze gesprekken je medewerkers de kans om zichzelf te verbeteren en te groeien. Zo voorkom je disfunctioneren en is een ontslag helemaal niet nodig.
 

Tips voor een goed gesprek

Maar hoe ga je zulke gesprekken aan? Je moet als leidinggevende wel durven bespreken wat je verwacht en wat er niet goed gaat. Houd bij deze gesprekken altijd het belangrijkste doel in gedachten: je medewerkers helpen om het beste uit zichzelf te halen. Je kunt hen hierin het beste ondersteunen door constructieve feedback te geven. Dat doe je met de volgende tips:
 

1. Positiviteit werkt altijd beter

Kritiek leidt vaak tot verzet. De medewerker voelt zich aangevallen, gaat tegen de kritiek in en de onderlinge band verslechtert. Houd daarom de 80/20-regel aan: benoem veel meer positieve punten dan negatieve. Geef dagelijks concrete complimentjes over het gedrag en de acties van medewerkers die je verwachtingen overtreffen. Hiermee laat je zien dat je je medewerkers waardeert en dat werkt motiverend. Als je medewerkers weten wat zij goed kunnen, zullen zij daar nog meer van laten zien. Als je maar af en toe kritische feedback hebt, dan zullen je medewerkers daar meer voor openstaan.
 

2. Zorg dat je feedback gericht is op acties

Leef jezelf allereerst in de situatie van de ander in. Kan jouw feedback je medewerker echt helpen? Een medewerker aanspreken op zijn of haar persoonlijkheid heeft geen zin, want daar kun je niets aan veranderen. Daarom moet feedback gericht zijn op acties of gedrag. Je kunt bijvoorbeeld eerst vragen hoe iemand een bepaalde actie heeft uitgevoerd, waarom diegene dat op die manier deed en hoe hij of zij dat zelf vond gaan. Zo verleg je de focus naar een concrete werkaanpak of specifiek gedrag. Vervolgens kun je daar verder op ingaan en vertellen hoe jij de situatie ervaarde.
 

3. Praat in de ik-vorm

Als je iemand ergens op aanspreekt, betrek het dan op jezelf. Benoem wat jou opvalt. Welk effect heeft de aanpak (of het gedrag) van de medewerker op jou en welk gevoel krijg je hierbij? Bespreek ook welke aanpak jij graag zou willen zien en geef tips, zodat de medewerker daadwerkelijk met de feedback aan de slag kan.

Wacht niet te lang met het geven van feedback. Als je het snel doet, zit iemands aanpak nog goed in het geheugen. Jij kunt dan concreter zijn over de situatie en de kans van herkenning is bij je medewerker ook groter.
 

4. Sta open voor de feedback van de ander

Tweerichtingsverkeer is belangrijk bij het geven van feedback. Voer deze gesprekken in een afgesloten ruimte en zorg voor een goede en veilige sfeer, zodat iedereen zich vrij voelt om eerlijk te zijn. Geef je medewerker de kans om te reageren op jouw feedback en maak duidelijk dat jij zelf ook openstaat voor feedback. Bijvoorbeeld feedback over de functie van de medewerker, de organisatie of over jou als leidinggevende.
 

Training Leidinggeven aan Professionals

Wil je zelf beter met je collega’s in gesprek gaan over hun functioneren? Bekijk dan eens de training Leidinggeven aan Professionals. Je leert hoe je meer inhoud geeft aan de functionerings- en beoordelingsgesprekken, zodat je medewerkers weer vol energie en motivatie aan de slag kunnen om zichzelf verder te ontwikkelen.