Succesvol samenwerken op afstand
Thuiswerken heeft voordelen, maar kan het wel lastiger maken om samen te werken. Want hoe kun je toch een team vormen als je niet bij elkaar bent? Hoe houd je van een afstand de voortgang in de gaten? En hoe kun je je collega’s bijsturen? Wij geven je 5 tips.
1. Laat het contact niet verloren gaan
Door regelmatig contact met elkaar te hebben, creëer je het gevoel van verbondenheid en zul je je hopelijk ook iets minder geïsoleerd voelen. Er zijn gelukkig genoeg manieren om contact te houden met je collega’s, zoals e-mail, telefoon en chatfuncties. Ook is het aan te raden om videogesprekken te voeren. Het is niet alleen leuk en gezellig om elkaar af en toe even te zien, maar het verkleint ook de kans op misverstanden. Een whatsappje of mailtje komt niet altijd over zoals iemand het bedoeld heeft. Tijdens een videogesprek kun je horen op welke toon iemand iets zegt en is ook de non-verbale communicatie te zien. Zo zullen dingen minder snel verkeerd overkomen.
2. Focus op projectmanagement
Zorg samen voor een duidelijke planning en taakverdeling. Bespreek de wijzigingen die er zullen moeten plaatsvinden binnen normale de werkprocessen. Stel heldere doelen, zodat alle teamgenoten weten waar zij naartoe werken. Leg de planning vast in een gedeeld overzicht met de projecttaken per persoon, de status van de taken en deadlines. Zo weet iedereen wat hij of zij moet doen, wie waar verantwoordelijk voor is en kan de voortgang van projecten goed in de gaten gehouden worden.
3. Plan overleggen in
Plan regelmatig een virtueel overleg in met je team. Op die momenten kun je bespreken of er dingen zijn waar je collega’s tegenaan lopen, bekijken of jullie samen nog op schema liggen en zo nodig bijsturen. Maak bij het inplannen van een afspraak duidelijk wat je wilt bespreken, zodat iedereen kan inschatten hoeveel tijd er nodig is en zich eventueel kan voorbereiden. En geef je teamgenoten natuurlijk ook de kans om onderwerpen aan te dragen. Het is handig om vooraf samen data en tijden af te spreken voor deze overleggen en niet iedereen spontaan te verrassen met een videogesprek. Omdat iedereen thuis werkt, kan het zijn dat er andere werktijden gehanteerd worden en niet iedereen op hetzelfde moment aan het werk (of toonbaar) is.
4. Leg afspraken en acties concreet vast
Spreek af dat na elk overleg één teamgenoot alle deelnemers een mail stuurt met een samenvatting van het gesprek. Wat is er besproken? Welke vervolgacties zijn er nodig en wie voert deze uit? Welke afspraken zijn er gemaakt? Zo heeft iedereen nog even scherp bij wie wat ligt en wanneer zij dingen kunnen verwachten.
5. Maak gebruik van handige digitale tools
Ze zijn er genoeg! Een van de handigste programma’s is Microsoft Teams. Via Microsoft Teams kun je teams samenstellen, met elkaar chatten, online vergaderen en videogesprekken voeren. Ook is het mogelijk om bestanden met elkaar te delen, die door iedereen bewerkt kunnen worden en kun je een live presentatie geven. Daarnaast kun je via Microsoft Teams gebruikmaken van Microsoft Planner en OneNote. Via deze online tools kun je taken inplannen en toewijzen en digitaal notities maken en delen.
Hierbij een greep uit de software die je ook kunt gebruiken om het samenwerken op afstand gemakkelijker te maken:
